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ABBYY aide un grand cabinet d’avocats londonien à harmoniser un processus crucial pour l’exploitation

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ABBYY aide un grand cabinet d’avocats londonien à harmoniser un processus crucial pour l’exploitation

Juridique | Traitement de documents

Aperçu du client

Prénom	Eversheds
Secteur	Juridique
Site Web	www.eversheds.com

Défi

la conversion manuelle du texte a un taux d’erreur élevé
L’exactitude est d’une importance capitale dans le secteur juridique

Solution

Logiciel ABBYY FineReader OCR pour convertir des documents numérisés et des images en texte interrogeable.

Résultats

Productivité et efficacité accrues
Aucune correction manuelle des résultats de l’OCR n’est nécessaire, le processus est accéléré.

Eversheds est l’un des plus importants cabinets juridiques au monde avec des clients – organismes publics, entreprises ou particuliers – en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique et en Asie. Le cabinet est réputé pour son approche innovante dans tous les domaines d’affaires. En 2010, il a été nommé « Cabinet juridique le plus innovant d’Europe » par le Financial Times et la Law Society du Royaume-Uni lui a décerné son « Prix d’excellence en innovation ». Récemment, le département financier d’Eversheds a chargé le service informatique d’augmenter l’efficacité et la productivité de la comptabilité fournisseurs.

Le probléme et sa solution

Chez Eversheds, toutes les factures des fournisseurs sont réceptionnées par le département ﬁnancier. Elles arrivent par courrier postal – sous forme papier – ou sous forme électronique (le plus souvent numérisées en image TIFF), en pièce jointe à un e-mail. En interne, cela contraint Eversheds à reporter chaque donnée de chaque facture dans un tableau pour pouvoir les traiter avec les logiciels de l’entreprise.

Jusqu’à présent, c’était un employé du département qui, à l’aide d’un scanner de bureau, devait numériser les factures pour les convertir en texte. Pour convertir un document numérisé en texte interrogeable, modiﬁable et exploitable, il fallait utiliser le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) intégré au scanner, mais la qualité était en général insufﬁsante par rapport aux besoins de l’entreprise et nécessitait beaucoup de travail mannuel. Par ailleurs, la responsabilité de cette tâche était aux mains d’un seul membre du département ﬁnancier, ce qui créait des goulots d’étranglement en cas d’afﬂuence ou de panne.

Eversheds a alors décidé de sous-traiter certaines tâches du département ﬁnancier et a chargé son chef de projet IT principal, Tim Connop, de trouver le prestataire idéal. Tim savait qu’il faudrait un système OCR plus puissant et polyvalent, qui supprimerait la conversion manuelle tout en travaillant sur serveur aﬁn que le logiciel soit accessible à plusieurs personnes en même temps. Ses trois critères de décision : la ﬁabilité, la facilité d’utilisation et la précision.
Après avoir sondé le marché et évalué différentes solutions d’OCR, Eversheds s’est décidée pour ABBYY FineReader Corporate Edition, qui répondait le mieux à ses exigences. Le but était d’éliminer le besoin de conversion manuelle ; il fallait donc une précision de lecture maximale. « Nous avons envisagé d’autres produits OCR, mais c’est FineReader qui, du point de vue technique, offrait la meilleure solution et fournissait les résultats les plus précis », explique Tim Connop.

Avec le nouveau processus, toutes les factures reçues par courrier sont rassemblées pour être envoyées à un centre de numérisation situé au Royaume-Uni. Le prestataire numérise les documents et transmet les ﬁchiers électroniques à une équipe qui convertit les images à l’aide d’ABBYY FineReader, pour ensuite charger le contenu sur le logiciel ﬁnancier de l’entreprise. Quant aux factures reçues sous forme électronique, elles sont acheminées directement à l’équipe, qui suit la même procédure pour convertir le ﬁchier et charger les données.

Comment ABBYY peut-il vous aider à relever les défis ensemble?

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Les Avantages

En accélérant considérablement un processus crucial à l’exploitation, le logiciel d’OCR ABBYY FineReader a permis à Eversheds d’augmenter son efficacité – et donc sa productivité. Le très haut niveau de précision de FineReader élimine presque toute erreur de conversion : l’entreprise n’a plus à corriger manuellement les résultats. Enfin, les licences of fertes avec l’édition Corporate permettent à un plus grand nombre de collaborateurs d’utiliser le logiciel en même temps, ce qui accélère encore plus le traitement des factures.

« C’est la première fois que nous utilisons un produit ABBYY, et FineReader a dépassé toutes nos attentes. Ce logiciel a accru la productivité quotidienne de notre département, et nous permet ainsi de mieux servir nos clients internes et leurs fournisseurs. Nous avons été impressionnés par la précision et la fiabilité de ce produit d’avantgarde. »

Tim Connop, Lead IT Project Manager

ABBYY FineReader